Zeitmanagement: Mit der Uhr

Zeit ist das wichtigste Gut im Leben eines Menschen. Häufig wird das vergessen und diese Ressource verschwenderisch vergeudet. Und dann wird über Zeitmangel gejammert. Dabei kann man mit einfachen Tricks sein Zeitmanagement verbessern:

„Ich habe keine Zeit“ ist ein Satz, den wir alle schon tausendmal gehört haben. Permanenter Zeitdruck und ständiges Gehetzt sein gehört inzwischen zum guten Ton. Dabei wird oft übersehen, dass Zeit- und Lebensplanung eng zusammen hängen. Schließlich ist Zeit etwas, das weder im Supermarkt gekauft, noch auf der Bank gespart oder an der Börse vermehrt werden kann. Grund genug, bewusst mit ihr umzugehen. Zum Beispiel mit Hilfe dieser Methoden.

Die A-L-P-E-N-Methode

Ein einfacher Trick seinen Alltag zu strukturieren ist die von Zeitmanagement-Guru Lothar Seiwert entwickelte A-L-P-E-N- Methode. Sie benötigt nicht mehr als zehn Minuten Planung und sollte nur das enthalten, was an dem Tag auch tatsächlich erledigt werden muss.

**A** – Aufgaben, Aktivitäten, und Termine aufschreiben

Es werden alle notwendigen Arbeiten für diesen Tag notiert. Dazu kommen Unerledigtes vom Vortag sowie neue Aufträge. Außerdem feste Termine, Korrespondenzen und Telefonate.

L – Länge (Dauer) der Aktivitäten schätzen

In diesem Schritt wird die für jede Aufgabe voraussichtlich benötigte Zeitspanne abgeschätzt. Hier ist eine realistische Planung wichtig, denn häufig wird zu knapp kalkuliert. Das frustriert und demotiviert.

P – Pufferzeit reservieren

Oft passiert Unvorhergesehenes (Zeitdiebe, Notfälle, persönliche Bedürfnisse) und die vorgesehene Zeit reicht nicht aus. Daher sollten für die zu erledigenden Aufgaben nur 60 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit einplant und 40 Prozent als Puffer freihalten werden.

E – Entscheidungen treffen

Hier kommt es darauf an, den Aufgabenkatalog einem Realitätscheck auf Basis der 60 Prozent-Regel zu unterziehen. Dabei werden Prioritäten gesetzt und Arbeiten, die weniger oder gar nicht wichtig sind, verschoben, delegiert oder gestrichen.

N– Nachkontrolle

Die Nachkontrolle verschafft einen Überblick darüber, was am Tag erledigt wurde. Noch offene Aufgaben werden auf den nächsten Tag zu übertragen. Außerdem hilft sie, Planungsdefizite aufzudecken und zu verbessern.

Prioritäten setzen mit der ABC-Analyse

Die ABC-Methode ist eigentlich ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren. Übertragen auf das Zeitmanagement lassen sich nach dieser Methode Arbeitsaufgaben leicht nach Rangfolge und Wichtigkeit priorisieren. Zunächst bestimmt man das Aufgabenvolumen und überträgt es in ein Prioritätenraster. Danach wird jede einzelne Aufgabe einer der drei Kategorien zugeordnet:

A = A-Aufgaben sind am wichtigsten und können nur von der betreffenden Person durchgeführt werden.

B = B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und gegebenenfalls auch von anderen Mitarbeitern zu erledigen.

C = C-Aufgaben haben in der Rangfolge den geringsten Wert, nehmen aber den größten Teil des Arbeitsvolumens ein (Routinearbeiten).Die Methode hat den Vorteil, dass die wichtigsten Aufgaben auf den ersten Blick erkannt werden und nicht in einer Fülle von Teilbereichen versinken. Denn häufig genug verliert man im hektischen Arbeitsprozess die Priorität einer Aufgabe aus den Augen. Eignet sich gut für Jahres-, Monats-, Wochen-, und Tagesplanungen.